Bock auf ’nen richtig guten Job?

Stellenausschreibung Office Manager*in

 

Ab Sommer 2019 haben wir bei betterplace die einmalige Gelegenheit, im Umspannwerk Kreuzberg (da, wo einmal der Google Campus geplant war) zusammen mit Karuna für fünf Jahre (+x) ein Haus für die Zivilgesellschaft zu bauen. Einen Ort, der soziales Wirken stärkt und Antworten sucht auf die großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit: haus.betterplace.org

 

Für diesen Ort suchen wir eine*n Office Manager*in.
(ab September, ca. 30 Stunden / Woche)

 

Das Haus soll eine inspirierende Mischung werden aus Co-Working, Event-Space, Bildungsstätte und aktivistischem Brutkasten für eine bessere Welt. Du verstärkst unser Team, indem du die Ärmel hochkrempelst und uns dabei hilfst, die zahlreichen und vielfältigen Aufgaben unseres Alltags zu meistern. Du hilfst bei der Vorbereitung der Buchhaltung und der allgemeinen Aktenführung. Du bist verantwortlich dafür, dass das Team mit allem, was es braucht, gut ausgestattet ist. Du stellst sicher, dass unser Büro für Besucher*innen so positiv wahrgenommen wird, wie es ist. Wenn mal 300 Briefe zur Post müssen, packst du richtig mit an. Bei Veranstaltungen, die wir organisieren, unterstützt du unser Event-Team und glänzt  mit deinem Organisationstalent. Und was uns am wichtigsten ist: Du hast Freude daran, Anderen zu helfen.

Deine Aufgaben:

  • Du unterstützt in der vorbereitenden Buchhaltung: Kreditkartenabrechnung, Vorbereitung der Belege, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen.
  • Du bist für das Büromanagement zuständig (z. B. Bestellung und Bereitstellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Koordination mit der Reinigungsfirma, Reparaturen und sonstigen Dienstleistern).
  • Du bearbeitest den Posteingang und -ausgang und die (digitale) Aktenführung liegt in deiner Hand.
  • Du übernimmst eingehende Telefonate und Emails sowie die entsprechende interne Weiterleitung.
  • Du unterstützt unser Event-Team bei der Organisation von Veranstaltungen: Raumvorbereitung, Support-Anfragen, Teilnehmer-Management, Einholen von Vergleichsangeboten und Koordination von externen Dienstleistern.

 

Wir erwarten von Dir:

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung o. ä. sowie mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Tasche.
  • Du bist ein kommunikativer Mensch mit hoher Zuverlässigkeit und hast ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
  • Du hast eine hohe Affinität für Zahlen- und IT.
  • Weiterhin zeichnen dich sehr gutes organisatorisches Geschick sowie eine motivierte und eigenständige Arbeitsweise aus.
  • Du bist auf Zack, das heißt für uns: Auch unbekannten, spontanen Aufgaben trittst du mit einer lösungsorientierten Herangehensweise gegenüber.
  • Du hast ein Auge für Details: Sind alle Prospekte gut sichtbar angeordnet? Ist unser Büro sauber und ordentlich?
  • Selbständigkeit und Routine im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Mac OSX sind kein Thema für dich.
  • Du hast bereits erste Erfahrungen mit Datev & Unternehmen Online.
  • Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Idealerweise kannst du 4 Stunden täglich im Büro arbeiten.

 

What‘s next?

Schick uns deine Bewerbung!

Was motiviert dich, diese Stelle anzutreten? Welche praktischen Erfahrungen bringst du dafür mit? Schreibe deine Antworten auf diese Fragen gern in eine persönliche Ansprache. Dazu freuen wir uns über einen aussagekräftigen Lebenslauf.

Was uns noch interessiert: Ab wann bist du startklar? Und wie sieht deine Gehaltsvorstellung aus? Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

 

Bei Fragen kontaktiere Eva gern per Email (eva.moerchen@betterplace.org).

Und ganz selbstverständlich: Wir freuen uns über Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Alter, Religionszugehörigkeit, sexueller Identität oder einer Behinderung, und aller Menschen mit Migrationsgeschichte sowie People of Colour.